Tài khoản ngân hàng ảo là gì? Ưu điểm, cách thức hoạt động và ứng dụng thực tế

Bạn cảm thấy bối rối khi đối soát hàng nghìn giao dịch mỗi tháng? Hay lo lắng về việc mất kiểm soát các khoản chi tiêu ? Tài khoản ngân hàng ảo chính là giải pháp hoàn hảo giúp bạn giải quyết những vấn đề này. Với tài khoản ảo, bạn có thể dễ dàng phân loại, theo dõi và quản lý dòng tiền một cách hiệu quả, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

Tài khoản ngân hàng ảo là gì ?

Tài khoản ngân hàng ảo (Virtual Account – gọi tắt là VA) là một công cụ hiện đại giúp tối ưu hóa quản lý tài chính cho doanh nghiệp. Đây là tài khoản phụ thuộc vào một tài khoản chính, cho phép doanh nghiệp phân chia và quản lý dòng tiền theo nhiều mục đích khác nhau mà không cần mở thêm tài khoản ngân hàng. Các ngân hàng cung cấp dịch vụ tài khoản ảo phổ biến hiện nay bao gồm ACB, BIDV, Vietcombank, VPBank, MSB, và nhiều ngân hàng khác.

Tương tự như tài khoản ngân hàng thông thường, tài khoản ngân hàng ảo được hiển thị dưới dạng một dãy số/ ký tự theo nhu cầu của chủ sở hữu sao cho thuận tiện và dễ ghi nhớ nhất. Bạn cũng có thể khai báo quản lý, cung cấp thông tin tài khoản này cho đối tác với ý nghĩa như một tài khoản thụ hưởng.

Cách thức hoạt động

Bản chất của tài khoản ảo không phải là tài khoản có thể thực hiện giao dịch mà tài khoản ảo hoạt động với vai trò là một tài khoản trung gian. Tài khoản này được tích hợp với hệ thống ngân hàng và hệ thống quản lý doanh nghiệp của khách hàng.

Mỗi khi có giao dịch đến một tài khoản cụ thể khác, hệ thống sẽ hỗ trợ ghi nhận các khoản này và bóc tách theo các tiêu chí: đối tượng, loại hàng hóa, hợp đồng, vùng địa lý… Các cách quản lý được thiết lập theo lựa chọn của chủ tài khoản chính.

Theo đó, kết quả trả về là trang tổng quan và báo cáo chi tiết thông tin về giao dịch liên quan đến các đối tượng. Cách trình bày sẽ tương tự như báo cáo biến động tài khoản nhưng được phân chia thành nhiều bản hơn cho từng đối tượng.

Phân loại

Hiện nay, có 2 loại tài khoản ảo chủ yếu theo chủ tài khoản:

Tài khoản ảo cho cá nhân là những tài khoản ảo dành cho những người có số lượng giao dịch thông qua tài khoản riêng lớn. Thường là những người kinh doanh online, bán hàng,… Tuy nhiên, không nhiều ngân hàng cung cấp dịch vụ này cho khách hàng cá nhân.
Tài khoản ảo cho doanh nghiệp là những tài khoản ảo dành cho những chủ thể có tư cách pháp nhân: doanh nghiệp, hộ kinh doanh,… Thông thường, dịch vụ này hỗ trợ cho khách hàng có số lượng giao dịch lớn trong tháng. Ngân hàng cũng đang tập trung hỗ trợ dịch vụ tài khoản ảo cho khách hàng này.

Lợi ích của tài khoản ảo

Đối với cá nhân

Chủ tài khoản cá nhân được nhận các lợi ích sau từ dịch vụ tài khoản ảo:

Kiểm soát các khoản thu chi: Trong tháng hoặc các kỳ chi tiêu, một số người có quá nhiều các khoản thu chi liên tục qua tài khoản mà không có khả năng kiểm soát kỹ. Lúc này, tài khoản ảo phát huy lợi ích giúp bạn kiểm soát và đối soát tốt hơn.
Thanh toán tiện lợi mà không cần tài khoản: Một số người không có tài khoản nhưng vẫn có nhu cầu thanh toán thì có thể sử dụng tài khoản ảo đặc biệt do ngân hàng phát hành và nạp tiền vào để thanh toán. Các khoản được áp dụng trong trường hợp này: thanh toán tiền điện, nước, internet,… Tuy nhiên, với việc mở tài khoản online quá dễ dàng hiện nay, ngân hàng khuyến khích khách hàng chủ động thanh toán qua tài khoản chính.

Đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh

Doanh nghiệp và các hộ kinh doanh cũng nhận được nhiều lợi ích khi dùng dịch vụ này:

Hạn chế thất thoát: Tài khoản ảo hỗ trợ quản lý và báo cáo thu chi chi tiết theo đối tượng nên doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ mọi khoản. Điều này đảm bảo hạn chế thất thoát tối đa cho các khoản thu nhập và chi tiêu bất hợp lý.
Chủ động quản lý theo cách riêng: Doanh nghiệp có thể thiết lập tiêu chí phân loại đối tượng theo: loại hàng hóa, hợp đồng, khách hàng, vùng miền,… sao cho phù hợp với phong cách quản lý nhất.
Tiết kiệm thời gian và nhân lực: Tài khoản ngân hàng ảo giúp cung cấp báo cáo tổng và chi tiết. Các báo cáo này giúp đối soát dễ dàng, nhanh chóng mọi khoản thu chi, tiết kiệm thời gian xử lý số liệu và nhân sự kế toán.
Tiết kiệm chi phí: Thông thường, các chi phí thanh toán và quản lý tài khoản của doanh nghiệp không hề nhỏ, đặc biệt là phí thanh toán. Với việc tích hợp và quản lý qua tài khoản ảo, chi phí quản lý của ngân hàng được giảm thiểu rất nhiều. Việc thu phí doanh nghiệp cũng giảm đi.
Dịch vụ đi kèm đa dạng: Cùng với dịch vụ tài khoản ảo, ngân hàng hỗ trợ các dịch vụ: thanh toán, chuyển khoản, quản lý tài khoản, quản lý công nợ,… cùng một loạt các tiện ích đi kèm với chi phí cực tốt.

Đối với ngân hàng

Tăng trải nghiệm khách hàng đối với hàng loạt dịch vụ liên quan: Thông qua tài khoản này, ngân hàng khuyến khích khách hàng sử dụng các dịch vụ liên quan, đảm bảo tài khoản hoạt động tốt nhất. Qua đó, khách hàng được tăng cường trải nghiệm dịch vụ và có đánh giá toàn diện hơn.
Hạn chế chi phí quản lý tài khoản khách hàng: Hệ thống quản lý không còn phải phân tán kiểm soát giao dịch nhỏ lẻ, trên nhiều tài khoản nên sẽ tiết kiệm chi phí tốt hơn.
Tạo cơ sở để nghiên cứu các sản phẩm All in one cho các khách hàng: Với kết hợp của công nghệ 4.0 trong ngân hàng, dịch vụ tài khoản ngân hàng ảo ra đời và tạo dựng tiền đề tốt nhất để nghiên cứu nhu cầu khách hàng có lượng giao dịch nhiều. Qua đó, ngân hàng có cơ sở xây dựng bộ sản phẩm trọn gói cho đối tượng khách hàng này.
Tạo dựng thương hiệu, vị thế: Sau khi phát triển sản phẩm, nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường trải nghiệm khách hàng thành công, ngân hàng đã tạo dựng được thương hiệu và vị thế đáng kể trong tâm trí khách hàng này.

Phân loại tài khoản ngân hàng ảo

Theo điểm bán: Mỗi điểm bán có một tài khoản ảo riêng để theo dõi doanh thu và phân biệt giao dịch dễ dàng, đặc điểm là:

Tài khoản không có thời gian hết hạn.
Không cố định số tiền chuyển khoản.
Số tài khoản ảo và tên người thụ hưởng thường được đặt dễ nhớ theo tên công ty hoặc điểm bán.

Tài khoản ảo theo điểm bán thường được in ra mã QR dạng standee để ở quầy tính tiền, khách hàng sẽ quét mã QR để chuyển khoản, thuận tiện cho việc thanh toán.

Theo khách hàng: Mỗi khách hàng có một tài khoản ảo, giúp ghi nhận chính xác từng giao dịch thanh toán. Lúc này nếu khách hàng chuyển khoản nạp tiền vào tài khoản ảo, doanh nghiệp sẽ biết được giao dịch đó của khách hàng nào, từ đó ghi nhận thanh toán cho họ, đặc điểm nhận biết:

Tài khoản ảo theo khách hàng thường được tạo tự động thông qua API mỗi khi có khách hàng đăng ký mới, tại các hệ thống công nghệ của doanh nghiệp (như web, app).
Ứng dụng nhiều ở các ứng dụng có tính chất nạp tiền như app chứng khoán, trò chơi trực tuyến, đóng tiền học phí ở trường học.
Tên người thụ hưởng (xuất hiện khi chuyển khoản) thường là tên của khách hàng.

Ví dụ: Trong các ứng dụng fintech như chứng khoán, đầu tư,…

Theo đơn hàng: Tài khoản ảo được tạo mới cho mỗi đơn hàng, đảm bảo thanh toán chính xác và tránh nhầm lẫn, đặc điểm nhận biết là:

Có thời gian hết hạn: Sau khi đơn hàng được thanh toán, tài khoản ảo cũng sẽ bị huỷ vì đã hoàn thành nhiệm vụ. Hoặc sau khi đơn hàng bị huỷ, tài khoản ảo cũng sẽ bị huỷ.
Cố định số tiền thanh toán: Nếu bạn cố ý sửa số tiền thanh toán khác với số tiền của đơn hàng, bạn sẽ không thể chuyển khoản thanh toán, app ngân hàng sẽ báo lỗi khi chuyển khoản.
Được tạo động khi đơn hàng được tạo: Khi đơn hàng được tạo, website/ app bán hàng sẽ API đến ngân hàng hoặc SePay để tạo tài khoản ảo.

Ví dụ: Khi bạn đi mua sắm ở Bách hoá xanh, Điện máy xanh, Uniqlo…hiển thị mã QR cho mỗi đơn hàng khi thanh toán.

So sánh tài khoản ngân hàng ảo và tài khoản truyền thống

Tính năng	Tài khoản ngân hàng truyền thống	Tài khoản ngân hàng ảo
Khả năng quản lý	Khó khăn khi quản lý nhiều giao dịch	Dễ dàng quản lý và phân loại giao dịch
Độ chính xác	Dễ xảy ra sai sót trong quá trình đối soát	Độ chính xác cao nhờ tự động hóa
Bảo mật	Rủi ro mất mát thông tin cao hơn	Bảo mật thông tin tốt hơn
Linh hoạt	Ít linh hoạt trong việc phân loại giao dịch	Rất linh hoạt, có thể tạo nhiều loại tài khoản ảo khác nhau

Ứng dụng thực tế của tài khoản ngân hàng ảo

Các chuỗi cửa hàng tiện lợi: Sử dụng tài khoản ảo để quản lý doanh thu của từng cửa hàng, từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động của từng điểm bán.
Thương mại điện tử: Tài khoản ảo giúp xác nhận thanh toán nhanh chóng và quản lý doanh thu hiệu quả.
Ứng dụng nạp tiền: Các nền tảng như game, chứng khoán sử dụng tài khoản ảo để quản lý tiền nạp của khách hàng.
Các công ty xây dựng: Sử dụng tài khoản ảo để quản lý chi phí của từng dự án, từ đó kiểm soát tiến độ và chất lượng công trình.

Có nên dùng tài khoản ngân hàng ảo ?

Câu trả lời là: Có nên dùng tài khoản ngân hàng ảo.

Hiện tại, dịch vụ này vẫn đang tồn tại một số hạn chế nhất định do công nghệ, hệ thống và phía khách hàng. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của nền kinh tế mà đóng góp chủ yếu là doanh nghiệp, ngân hàng tin rằng các công ty sẽ ngày càng phát triển và đạt được tầm cỡ tương xứng. Theo đó, các giao dịch thu – chi tài khoản sẽ tăng trưởng dần theo thời gian.

Khi đã đạt được điều kiện cần và đủ, dịch vụ tài khoản ảo vẫn giữ nguyên giá trị vốn có và đảm bảo khả năng phục vụ tốt nhất. Bạn và doanh nghiệp hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ để trải nghiệm tiện ích tốt nhất mà ngân hàng đang cung cấp.

Cách thức tạo tài khoản ngân hàng ảo

Hiện nay, nghiệp vụ tạo tài khoản ảo đang được thực hiện trực tiếp tại phòng giao dịch, chi nhánh ngân hàng và chưa hỗ trợ qua app hoặc website. Bạn cần đáp ứng yêu cầu và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi thực hiện quy trình đăng ký mở tài khoản này:

Điều kiện:

Doanh nghiệp Việt Nam có mạng lưới đại lý, nhà phân phối lớn.
Đã có tài khoản tại ngân hàng mở tài khoản ảo
Số lượng lớn giao dịch báo Có vào tài khoản ngân hàng

Hồ sơ:

Giấy đăng ký kinh doanh
CMT/ CCCD/ Hộ chiếu còn hiệu lực của chủ doanh nghiệp, kế toán trưởng và người đi thực hiện thủ tục
Giấy đăng ký mở tài khoản ngân hàng ảo theo mẫu của ngân hàng.

Quy trình thực hiện:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo hướng dẫn.
Bước 2: Di chuyển đến phòng giao dịch/ chi nhánh ngân hàng và chờ đợi giao dịch.
Bước 3: Gặp giao dịch viên và yêu cầu hỗ trợ mở tài khoản ngân hàng ảo. Làm theo hướng dẫn của nhân viên ngân hàng.

Kết luận

Sau bài viết này chắc hẳn bạn đã hiểu tài khoản ngân hàng ảo là gì, có đặc điểm như thế nào và có nên sử dụng không. Tài khoản ngân hàng ảo là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Bằng cách sử dụng tài khoản ảo, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

Nếu có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ hãy liên hệ với Pay2S để được giải đáp nhanh chóng.

5/5 – (172 votes)

Tài khoản ngân hàng ảo là gì? Ưu điểm, cách thức hoạt động và ứng dụng thực tế